E-Mail-Verteiler und Datenschutz

Rechtsfrage des Tages:

Möchten Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden, bietet sich eine Verteilerliste an. Vergessen Sie dabei aber nicht den Datenschutz. Worauf müssen Sie achten, damit Ihr E-Mail-Verteiler datenschutzkonform ist?

Antwort:

Eine E-Mail an viele verschiedene Personen zu verschicken, ist eine bequeme Sache. Erspart es Ihnen doch eine Menge Arbeit. Was viele nicht wissen ist, dass Sie damit nicht selten gegen das Datenschutzrecht verstoßen. Das gilt im unternehmerischen Bereich genauso wie im privaten. Die Folgen können hohe Bußgelder und Abmahnungen sein.

Ein Text, viele Empfänger

Ein Infoschreiben, eine Einladung oder einen Werbeflyer können Sie bequem per E-Mail versenden. Wollen Sie gleich eine Vielzahl von Empfängern erreichen, bietet sich ein Verteiler oder das Erstellen einer Gruppe an. Gerade im gewerblichen Bereich wird dieses Instrument gern für Werbung, aber auch beispielsweise bei der Projektarbeit genutzt. Aber Achtung! Verstoßen Sie gegen das Datenschutzrecht, können Bußgelder und Abmahnungen drohen. Denn E-Mail-Adressen gelten in der Regel als personenbezogene Daten. Insbesondere, wenn die Adresse aus dem Namen des Empfängers besteht. Aber auch schon die Bezeichnung einer Position im Unternehmen kann reichen, dass Dritte einen Personenbezug herstellen können.

Verstoß auch bei Kopien

Setzen Sie die E-Mail-Adressen in die Empfängerzeile, so sind diese für alle Empfänger sichtbar. Gleiches gilt, wenn Sie die Carbon-Copy-Rubrik nutzen, die Adresse also in „CC“ setzen. Sofern nicht alle genannten Empfänger in die Verbreitung der E-Mail-Adressen eingewilligt haben, haben Sie bereits gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen. Etwas anderes kann bei der E-Mail-Kommunikation innerhalb eines Unternehmens gelten. 

Adressen verstecken

Kommunizieren Sie aber via E-Mail beispielsweise mit Kunden, anderen Unternehmen oder Dienstleistern in Gruppen, sollten Sie die E-Mail-Adressen immer in das Adressfeld "BCC" setzen. Für den jeweiligen Empfänger sind die Adressdaten der anderen dann nicht sichtbar. In die Adresszeile "An" und "CC" sollten Sie dann entweder gar nichts eintragen oder Ihre eigene E-Mail-Adresse verwenden.

Ausnahme bei rein privatem Kontakt

Im rein privaten Bereich dürfte die Verwendung einer offenen Verteilerliste nach derzeitigem Stand eher unproblematisch sein. Nach der Datenschutzgrundverordnung sind offene E-Mail-Verteiler nämlich erlaubt, wenn es um familiäre oder rein private Tätigkeiten geht. Es ist daher unkritisch, wenn Sie über einen offenen E-Mail-Verteiler zu einer Familienkonferenz via Internet einladen, um auf Ihren Geburtstag anzustoßen. Passen Sie aber auf, wenn sich der Kreis erweitert. Wollen Sie beispielsweise für Ihren Sportverein Spenden sammeln, sollten Sie nicht einen künftigen Sponsor in Ihre private Verteilerliste Ihrer Mannschaft aufnehmen.