Nebenkostenabrechnung falsch: Welche Rechte haben Mieter?

Rechtsfrage des Tages:

Vielen Mietern flattert im Laufe des Frühjahrs die Nebenkostenabrechnung ins Haus. Nicht immer ist diese auch richtig. Tatsächlich sind zahlreiche Nebenkostenabrechnungen formal oder inhaltlich fehlerhaft. Mit den steigenden Kosten für Heizöl und Gas gewinnt dieses Thema immer mehr an Brisanz. 

Was oft im Eifer des Gefechts nicht realisiert wird: Mieter und Vermieter haben das gleiche Problem. Denn im Regelfall erstellt nicht der Vermieter die Abrechnung, sondern ein Abrechnungsunternehmen. Oft entstehen so für beide Beteiligten unverständliche Zahlenkolonnen.

Umso wichtiger ist es für Sie als Mieter, nicht sofort den Vermieter zu beschuldigen, wenn Rechnungen nicht nachvollziehbar sind oder zu hoch ausfallen.

Was können und was müssen Sie tun, wenn die Abrechnung Fehler aufweist?

Antwort:

Haben Sie im Mietvertrag eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart, muss Ihnen Ihr Vermieter nach Ablauf des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Häufig ist die Abrechnungsfrist das Kalenderjahr. In diesem Fall muss Ihr Vermieter über die Nebenkosten für das Jahr 2021 spätestens bis zum 31.12.2022 abgerechnet haben. Außerdem muss die inhaltlich und formell richtige Abrechnung dem Mieter bis zu diesem Datum zugegangen sein. Bei formellen Fehlern entfällt der Anspruch auf Nachzahlung.

Nachvollziehbar und korrekt

Fehlen in Ihrer Abrechnung die Verteilerschlüssel? Oder hat sich ein Rechenfehler eingeschlichen? Eine falsche Abrechnung brauchen Sie nicht zu akzeptieren. Daher sollten Sie die Abrechnung genau prüfen. Damit diese formell richtig ist, muss sie nachvollziehbar gestaltet sein. Sie müssen also erkennen können, welche Nebenkosten mit welchem Verteilerschlüssel auf Ihre Wohnung umgelegt wurden. Schauen Sie auch, ob Ihr Vermieter die Abrechnungsperiode richtig angegeben und alle geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt hat.

Fristen bei Fehlern in der Nebenkostenabrechnung

Überstürzen Sie nichts: Der Vermieter muss Ihnen genügend Zeit geben, um Art und Höhe der Betriebskostenabrechnung zu überprüfen. Dafür haben Sie normalerweise einen Monat Zeit. Gibt es keine berechtigten Einwendungen gegen die Abrechnung, müssen Sie allerdings innerhalb dieser Zeit die Nachzahlung leisten. Sonst kann der Vermieter Sie auf Zahlung verklagen.

Nicht bezahlen müssen Sie dagegen eine Abrechnung, die nicht übersichtlich und für einen Durchschnittsmieter nicht verständlich ist. Fordern Sie in diesem Fall Ihren Vermieter ruhig auf, Ihnen eine nachvollziehbare Rechnung über die Kosten vorzulegen.

Formeller oder inhaltlicher Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Ist die Abrechnung fehlerhaft, kommt es auf die Art des Fehlers an. Je nachdem was schiefgelaufen ist, ergeben sich unterschiedliche Rechtsfolgen. Typische formelle Fehler sind ein falscher Abrechnungszeitraum, fehlende Abrechnungspositionen oder das Fehlen des Verteilerschlüssels. Inhaltliche Fehler können eine falsche Angabe bei der Wohnfläche, Rechenfehler oder das Aufführen nicht vereinbarter Nebenkosten sein.

Der Umlageschlüssel

Aus Ihrem Mietvertrag ergibt sich, ob Sie einen konkreten Aufteilungsmaßstab vereinbart haben.

Abrechnungsmaßstab der Betriebskostenabrechnung ist die Wohnungsgröße in Quadratmetern, wenn im Mietvertrag nichts anderes geregelt ist. Häufig gilt als Abrechnungsmaßstab auch die Zahl der in der Wohnung lebenden Personen. Auch können beide Maßstäbe kombiniert werden. Oder die Kosten werden nach Wohneinheiten oder nach Kubikmetern umbauten Raumes verteilt.

Rechtsfolgen fehlerhafter Abrechnung

Ist die Abrechnung formell fehlerhaft, ist eine etwaige Nachzahlung nicht fällig. Sie haben Anspruch auf eine formell korrekte Abrechnung. Kann Ihr Vermieter Ihnen die korrigierte Version nicht mehr binnen der Abrechnungsfrist zukommen lassen, kann er auch keine Nachzahlung mehr verlangen. Haben Sie hingegen lediglich einen Rechenfehler entdeckt, können Sie diesen selbst korrigieren. Zahlen Sie dann nur den Betrag, der sich aus der korrigierten Abrechnung ergibt.

Stellen Sie inhaltliche Fehler fest, müssen Sie der Abrechnung widersprechen. Inhaltliche Schnitzer berechtigen Sie anders als formelle Fehler nicht, eine Nachzahlung zurückzuhalten.

Schwierige Abgrenzung

Leider ist es für den juristischen Laien oft schwierig, Fehler zu erkennen. Diese dann noch in formelle und inhaltliche Fehler aufzuschlüsseln, kann schnell zur unlösbaren Aufgabe werden. Wollen Sie auf Nummer sicher gehen, sollten Sie also nicht einfach so künftige Vorauszahlungen zurückbehalten oder eine Nachzahlung verweigern. Besser Sie zahlen unter Vorbehalt. Damit halten Sie sich die Möglichkeit offen, zu viel geleistete Beträge gegebenenfalls zurückfordern zu können.

Ausschlussfrist

Wollen Sie sich gegen inhaltliche Fehler wehren, müssen Sie eine Ausschlussfrist von zwölf Monaten ab Zugang der Abrechnung wahren. Versäumen Sie diese Frist, können Sie gegen eine inhaltlich fehlerhafte Abrechnung nichts mehr unternehmen. Für formelle Fehler gilt diese Frist nicht. Auch hier gilt: Da Sie inhaltliche und formelle Fehler häufig nur schwer unterscheiden können, sollten Sie sich bei einer fehlerhaften Abrechnung grundsätzlich an der Ausschlussfrist orientieren.

Abrechnung kam zu spät

Was gilt, wenn Ihnen die Nebenkostenabrechnung für das Vorjahr erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist zugegangen ist? ? Verpasst der Vermieter die Frist, hat er Pech gehabt. Denn dann kann er Nachforderungen gegen Sie nur noch in Ausnahmefällen geltend machen.

Dennoch sollten Sie die Abrechnung nicht einfach ignorieren. Hat der Vermieter die Verspätung nämlich nicht zu vertreten, ist der spätere Zugang für ihn unschädlich. Dies kann der Fall sein, wenn er beispielsweise die Abrechnung des Energieversorgers erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist erhalten hat. Hat er einfach nur gebummelt, handelt es sich bei der Verspätung aber um einen formellen Fehler. Die Folge: Eine Nachzahlung brauchen Sie nicht zu leisten.

Etwas anderes gilt aber für rückständige Vorauszahlungen. Diese kann Ihr Vermieter trotz Fristablauf noch von Ihnen fordern. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben zu Ihren Gunsten? Keine Angst. Der Fristablauf lässt Ihren Anspruch unberührt und Sie erhalten die Rückerstattung. Daher lohnt es sich stets, auch eine verspätete Abrechnung genau zu prüfen. Eine Bitte um Fristverlängerung durch den Vermieter brauchen Sie übrigens nicht zu akzeptieren.