Frist für Nebenkostenabrechnung

Rechtsfrage des Tages:

Zum bevorstehenden Jahreswechsel möchte man sich besinnlich auf das neue Jahr einstimmen. Eine Aktivität wird Vermietern allerdings noch abverlangt: die Betriebskostenabrechnung. Bis wann muss diese den Mietern zugehen?

Antwort:

Der Dezember nähert sich dem Ende und damit auch die Frist für die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2022. Wollen Vermieter eine Nachzahlung geltend machen, müssen sie ihren Mietern die Abrechnung bis spätestens zum 31.12.2023 zukommen lassen. Beim Zugang lauern allerdings ein paar Tücken.

Kein Weg dran vorbei

Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mietern regelmäßig eine Abrechnung der Betriebskosten zukommen zu lassen. Etwas anderes gilt nur, wenn eine Pauschalmiete vereinbart wurde. Die Abrechnung muss den Mietern binnen einer Frist von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum zugehen. Meist ist der festgelegte Zeitraum laut Mietvertrag das Kalenderjahr. Die Frist zur Abrechnung des Jahres 2022 endet dann am 31.12.2023, 24:00 Uhr. Natürlich können Vermieter und Mieter im Mietvertrag auch einen anderen Abrechnungszeitraum gewählt haben. Begann dieser Zeitraum beispielsweise am 01. Juni 2022 hätte der Vermieter für die Zustellung der Abrechnung noch Zeit bis zum 31. Mai 2024.

Zu spät?

Versäumen Vermieter diese Frist, können sie von ihren Mietern keine Nachzahlung mehr verlangen. Es sei denn, sie haben den Grund für die Verzögerung nicht zu vertreten. Erwartet der Mieter hingegen eine Erstattung zu viel bezahlter Nebenkosten, müssen Vermieter diese zahlen. Die Pflicht zur Erstellung der Abrechnung entfällt nämlich nicht mit der Fristversäumnis.

Wann erhalten?

Dem Grunde nach haben Vermieter am 31.12.2023 bis um 24:00 Uhr Zeit, die Abrechnung abzugeben. Überreichen sie das Schreiben persönlich und lassen sich am besten den Empfang quittieren, ist alles in trockenen Tüchern. Werfen Vermieter das Schreiben allerdings nachts noch schnell in den Briefkasten, reicht das in der Regel nicht aus.

Schon in den Briefkasten geschaut?

Der Mieter wird nämlich kaum spät nachts noch den Briefkasten leeren. Als zugegangen gilt die Abrechnung nur, wenn sie in die Sphäre des Empfängers gelangt ist und dieser üblicherweise auch davon Kenntnis erlangt. Allgemein, aber gerade in der Silvesternacht, wird niemand auf die Idee kommen, nachts in seinen Briefkasten zu schauen. Das Landgericht Hamburg hat beispielsweise an Silvester eine wirksame Zustellung nur bis 18:00 Uhr anerkannt (Urteil vom 02.05.2017, Aktenzeichen: 316 S 77/16). Die weitere Krux: Selbst wenn der Mieter durch Zufall rechtzeitig Kenntnis vom Abrechnungsschreiben im Briefkasten erhält, kann er den Zugang einfach bestreiten. Der Vermieter müsste den Zugang beweisen können. Reizen Vermieter die Frist also bis zum Letzten aus, sollten Vermieter die Abrechnung unbedingt persönlich oder durch einen Boten dem Mieter übergeben.

Zwischen den Jahren

Kann der Vermieter den Einwurf einige Tage vorher nachweisen, können Mieter sich nicht auf die späte Leerung ihres Briefkastens berufen. Es wird erwartet, dass sie auch zwischen den Jahren den Briefkasten an den Werktagen einmal am Tag leeren. Voraussetzung ist allerdings, dass der Vermieter den Zugang tatsächlich nachweisen kann. Er sollte also einen Boten schicken oder das Schreiben per Einschreiben versenden.

Abrechnung per E-Mail?

Unterschieden werden muss zunächst zwischen preisgebundenem und preisfreiem Wohnraum. Wurde der Wohnraum mit öffentlichen Mitteln gefördert und ist damit preisgebunden, ist eine Übersendung per E-Mail rechtlich nicht wirksam. Die Abrechnung muss nämlich in Schriftform erfolgen, also mit der eigenhändigen oder maschinellen Unterschrift des Vermieters. Anders bei preisfreiem Wohnraum. Eine spezielle Form schreibt das Gesetz hier nicht vor.

Wirklich zugegangen?

Allerdings sollte die Abrechnung stets schriftlich erfolgen, damit sie für den Mieter nachvollziehbar und prüfbar ist. Ausreichend ist hierfür die Textform. Daher dürfen Vermieter die Abrechnung auch per E-Mail oder Telefax versenden. Ihren gedruckten oder geschriebenen Namen sollten sie dabei mit anfügen. Schwierig kann es mit dem Zugangsnachweis werden. Halten Vermieter beim Telefax zumindest ein Sendeprotokoll in der Hand, ist der Nachweis bei einer E-Mail schwieriger. Wird der Zugang vor Gericht bestritten, müssen sie diesen beweisen können. Haben sie eine angeforderte Lesebestätigung erhalten, kann der Beweis gelingen. Bedenken sollten Vermieter aber, dass ihr Mieter ihnen die Lesebestätigung nicht zusenden muss und diese einfach ignorieren kann. Außerdem kann auch bei einer E-Mail nicht erwartet werden, dass der Mieter diese in der Silvesternacht abruft. Daher warten manche Vermieter vergeblich auf die ersehnte Lesebestätigung, die dann vielleicht erst zwei Tage später eintrifft. Damit haben sie leider den Nachweis, dass sie zu spät dran waren.