Bewerbungskosten: Ist eine Erstattung möglich?

Das Vorstellungsgespräch haben Sie hinter sich. Die Rechnung mit Ihren Auslagen (beispielsweise Fahrtkosten) haben Sie dem möglichen künftigen Arbeitgeber zugeschickt. Was tun, wenn die Bezahlung verweigert wird?

Wann bezahlt werden muss...

Auch wenn es ein unverbindliches Vorstellungsgespräch war: Die Kosten dafür trägt der mögliche Arbeitgeber, wenn er Sie eingeladen hat. Das gilt in jedem Fall, auch wenn Sie nicht eingestellt werden. Eine besondere Vereinbarung muss dafür nicht geschlossen werden. Mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch sagt der Arbeitgeber schon stillschweigend eine Kostenübernahme zu.

... und wann nicht

Möchte Ihr potenzieller Arbeitgeber Sie zwar persönlich kennenlernen, aber die Vorstellungskosten sparen, muss er Sie rechtzeitig und vor allem eindeutig darauf hinweisen. Ein solcher Hinweis kann auch schon in der Stellenanzeige enthalten sein. Vereinbarungen zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer, nach der die Kostenhöhe begrenzt ist oder nur eine bestimmte Art der Anreise übernommen wird, sollten nach Möglichkeit schriftlich erfolgen.

Im Zweifel muss jedoch der Arbeitgeber eine Kostenbeschränkung oder den Ausschluss der Kostenübernahme beweisen.

Tauchen Sie ohne Einladung bei ihm auf, braucht er Ihnen die Kosten nicht erstatten.

Was bezahlt wird

Ihr möglicher künftiger Arbeitgeber hat Ihnen nach dem Vorstellungsgespräch Ihre notwendigen und erforderlichen Auslagen zu erstatten.

Fahrtkosten

Sie sind angereist per

•  Zug: In diesem Fall wird Ihnen die Bahnfahrt zweiter Klasse erstattet.
• Auto: Rechnen Sie Ihre Fahrtkosten über die steuerliche Kilometerpauschale für Dienstreisen ab (derzeit 0,30 € pro Kilometer). Unter Umständen ersetzt der Arbeitgeber auch bei der Anreise mit dem Auto nur die Kosten für ein Bahnticket zweiter Klasse. Bei Inanspruchnahme eines Mietwagens werden normalerweise nur die Kosten nach der Kilometerpauschale oder der Höhe der Anreisekosten mit der Bahn erstattet.
• Flugzeug: Diese Kosten müssen Ihnen nicht ersetzt werden, wenn Ihr möglicher Arbeitgeber Sie nicht zur Flugreise eingeladen hat. Ausnahmen können in Führungspositionen und/oder bei weiter Anreise gelten.
• Taxi: Diese Auslagen sind nur dann zu ersetzen, wenn sonst ein unverhältnismäßig hoher Zeit- oder Kostenaufwand notwendig geworden wäre.

Verpflegungskosten

Ein knurrender Magen ist sowohl auf der Hin- als auch auf der Rückreise hinderlich. Die Kostenhöhe bestimmt sich entweder nach den steuerlich anerkannten Sätzen (derzeit 14 € ab 8 Stunden Abwesenheit und 28 € ab 24 Stunden) oder nach den durch Quittungen belegten notwendigen Aufwendungen.

Übernachtungskosten

Nur wenn Ihnen die Rückreise am gleichen Tag nicht zumutbar ist, muss Ihr möglicher Chef Ihnen die Übernachtung in einem Mittelklasse-Hotel bezahlen.

Verdienstausfall

Sollten Sie für den Vorstellungstermin einen Urlaubstag verbraucht haben oder Ihnen einen Verdienstausfall entstanden sein, haben Sie leider Pech. Auf Ersatz dafür haben Sie keinen Anspruch. Wenn Sie noch bei einem anderen Arbeitgeber beschäftigt sind, können Sie von diesem bezahlte Freizeit zur Stellensuche verlangen.

Bewerbungskosten

Ebenfalls keine Chance auf Erstattung haben Sie wegen der Kosten für Bewerbungsunterlagen wie Bewerbungsmappe, Kopien der Arbeitszeugnisse, Bilder und Porti. Allerdings hat der Arbeitgeber die Pflicht, die ihm ausgehändigten Bewerbungsunterlagen sorgfältig aufzubewahren und sie auf seine Kosten unbeschädigt an Sie zurückzusenden.

Wie Sie zu Ihrem Geld kommen?

In den meisten Fällen werden Sie Ihre Reisekosten nach einer Abrechnung erstattet bekommen.

Reisekostenabrechnung

Wenden Sie sich schriftlich an Ihren möglichen Arbeitgeber.

• Fügen Sie Kopien der Quittungen bei.
• Führen Sie die gefahrenen Kilometer exakt auf.
• Bitten Sie um Kostenübernahme und Überweisung auf Ihr Konto.

Wenn die Zahlung ausbleibt

Bleibt das Geld aus, mahnen Sie es an und setzen Sie eine Frist zur Zahlung. Behalten Sie sich vor, den Betrag auch gerichtlich geltend zu machen (falls Sie nicht als Mitarbeiter ausgewählt wurden).

Stellt der mögliche Arbeitgeber auf stur, berechnen Sie nach Fristsetzung Zinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem von der Bundesbank festgelegten Basiszinssatz. Dieser wird halbjährlich neu berechnet, Ihre Bank informiert Sie darüber.

Forderung an das Finanzamt

Bleiben Sie trotz allem auf Ihren Reisekosten sitzen, geben Sie diese in Ihrer Steuererklärung an. So können Sie diesen Betrag wenigstens als Werbungskosten absetzen.

Auch Kosten für die Bewerbung als solche (beispielsweise Bewerbungsmappe, Bewerbungsfoto, Kopien von Urkunden und Zeugnissen) sind als Werbungskosten steuerlich absetzbar. Sammeln Sie alle Belege! Für gewöhnlich müssen diese dem Finanzamt vorgelegt werden. Sind die Belege nicht verfügbar, können Sie gegebenenfalls Pauschalbeträge angeben. Als Orientierung dient ein Urteil des Finanzgerichts Köln vom 7.7.2004 (AZ 7 K 932/03). Danach kann eine Bewerbung mit Mappe mit 8,50 € und eine Bewerbung ohne Mappe mit 2,50 € pauschal abgesetzt werden.

Forderung an das Arbeitsamt

Wenn der Arbeitgeber die Vorstellungskosten nicht erstattet, können Arbeitslose gegebenenfalls von der Arbeitsagentur einen Zuschuss erhalten, insbesondere wenn diese die Vorstellung vermittelt hat. Um Schwierigkeiten zu vermeiden, ist es sinnvoll, sich schon vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung zu setzen, da die Beantragung zur Kostenübernahme zwingend vor dem Vorstellungsgespräch erfolgen muss.

Unter Umständen werden nur Kosten für bestimmte Verkehrsmittel übernommen. Es besteht auch die Möglichkeit, sich durch das Arbeitsamt eine Fahrkarte zur Anreise ausstellen zu lassen. Das bietet sich besonders bei kostenintensiven Anreisen an, da so keine größeren Geldbeträge ausgelegt werden müssen.

Wichtige Vorschriften

§ 629 BGB Freizeit zur Stellungssuche

§ 670 BGB Ersatz von Aufwendungen

§ 45 SGB III Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung