Wissenswertes rund um die Unterschrift

Rechtsfrage des Tages:

Die Kündigung eines Abos, der Abschluss eines Arbeitsvertrages oder die Unterzeichnung von Geschäftspost – viele müssen mehrfach am Tag ein Schriftstück mit ihrer Unterschrift versehen. Muss diese lesbar sein? Und was bedeuten die unterschiedlichen Abkürzungen vor dem Namen?

Antwort:

Gängige Praxis im Geschäftsleben ist es, eine Unterschrift unter einem Schreiben mit einem Kürzel zu versehen. Da die unterschiedlichen Abkürzungen verschiedene Bedeutungen haben, sollten Sie wissen, welche diese sind. Zu unterscheiden ist dabei, ob der Unterzeichnende Prokura hat, ob er im Auftrag handelt oder eine Vollmacht vorliegt. Außerdem haben viele Leute sich eine individuelle Unterschrift angewöhnt, die einen Namen häufig höchstens erahnen lässt. Unzulässig ist das nicht.

Nicht „in Vertretung“

Haben Sie auch schon einmal für einen Kollegen ein Schreiben in Vertretung unterzeichnet und Ihre Unterschrift mit dem Zusatz „i. V.“ versehen? Vielleicht glauben Sie auch, die Abkürzung bedeute „in Vertretung“. Dem ist tatsächlich nicht so. Tatsächlich haben Sie das Schreiben „in Vollmacht“ unterschrieben. Richtig verwenden Sie das Kürzel, wenn Sie eine entsprechende Vollmacht haben. Sie unterzeichnen dann in eigenem Namen, aber für das Unternehmen. Haben Sie nicht so eine Vollmacht, sollten Sie mit dieser Abkürzung vorsichtig sein. Sie signalisieren damit nämlich nicht, dass Sie nur an Stelle eines Kollegen, etwa als Urlaubsvertretung, unterschreiben.

Im Auftrag der Firma

Weniger Rechtswirkung hat der Zusatz „i. A.“, also „im Auftrag“. Mit dieser Abkürzung machen Sie deutlich, dass Sie nicht selbst Ersteller des Schreibens sind, sondern nur der Überbringer. Verbindliche Bestellungen sollten Sie damit nicht unterzeichnen. Das Kürzel eignet sich eher für rein informative Schreiben. Wichtig! Sie handeln nicht im Auftrag des vertretenen Kollegen, sondern im Auftrag Ihrer Firma. Daher sollten Sie stets überlegen, ob Sie das auch dürfen.

per procura

Letztlich können Sie Ihrer Unterschrift noch „ppa“ hinzufügen. Diese Abkürzung dürfen Sie nur nutzen, wenn Sie von Ihrer Firma Prokura nach § 49 Handelsgesetzbuch (HGB) erteilt bekommen haben. Damit sind Sie ermächtigt, alle Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen für Ihre Firma ausführen zu dürfen. Lediglich der Verkauf oder die Belastung von Grundstücken fällt nicht in die Prokura, sofern diese Befugnis nicht besonders erteilt ist. Da mit der Prokura sehr weitreichende Befugnisse eingeräumt werden, dürfen Sie diese nicht leichtfertig nutzen.

Was sagt der Chef?

Viele Betriebe haben klare Unterschriftsrichtlinien aufgestellt. Damit werden den Mitarbeitern in gewissen Positionen weitreichende oder einzelfallbezogene Vollmachten erteilt. Ein Unternehmen kann sich damit ersparen, jeden Angestellten einzeln zu bevollmächtigen. Starten Sie neu in einer Firma, sollten Sie sich diese Richtlinien genau zu Gemüte führen, sofern vorhanden.

Herr wer?

Sowohl im privaten als auch im unternehmerischen Bereich werden Sie immer wieder Unterschriften finden, die eher einer eleganten Wellenlinie als einem Namen ähneln. Tatsächlich müssen Unterschriften nicht lesbar sein. Sie sollten es aber. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss eine Unterschrift aus Buchstaben einer üblichen Schrift bestehen und individuelle und charakteristische Merkmale aufweisen. Sie muss die Wiedergabe des Namens erkennen lassen und die Absicht einer Unterschrift verdeutlichen. Dem Grunde nach ist es also unschädlich, wenn Ihr Name sich aus der Unterschrift nicht erkennen lässt. Manchmal ist es aber sinnvoll, möglichst leserlich zu unterschreiben. So können Sie beispielsweise die Anfechtung eines eigenhändigen Testaments erschweren. Die Unterzeichnung mit „xxx“ ist übrigens nicht rechtsgültig. Ein Handzeichen dürfen Sie nur verwenden, wenn dieses notariell beglaubigt wird.